引導模組
為什麼引導模組重要?
探索性高的專案,團隊中沒有任何一個人對狀況有絕對的掌握,比起有一個組長來指派組員任務,協助團隊成員彼此高度同步,以達到共享腦袋(Shared Brain)的狀態,讓團隊更好判斷討論與行動之間的平衡,是有效團隊合作重要的一環。
在引導模組之中,你會學習如何「促成真實的交流發生」、「讓討論更容易取得共識、促成行動」,核心來說,就是在為團體討論做「資訊交流的設計」。
課程中你會學習到引導學的基本知識,以及持續進步的方式。若在此模組打好穩固的基礎,也可以直接在工作坊模組、專案模組提升團隊討論的品質。
引導模組:學習重點
促成有效、深度的交流發生,讓人更容易清楚的表達自己,也讓成員彼此更理解
以引導技巧提高成員個人的溝通效率,例如:
追問具體經驗或背後的原因...等等提問的方式,協助成員表達更多,用來釐清意思、協助團隊獲得更多資訊
聆聽技巧:用心聆聽並且核對,讓當事人確定他的表達有被理解
提出清晰的指令,協助會議成員專注在特定的思考方向,而不會漫談
促進成員間溝通,讓團體彼此理解,例如:
邀請不同人發言,重新分配團隊話語權
遇到將觀點不同的時刻,協助團隊釐清背後的假設,將溝通的張力轉化為彼此理解的機會而非衝突
在成員之間溝通的資訊其實在討論不同主題時,提供適當的框架調整溝通主題或整合資訊
如何規劃一場有效的會議,促成共識、行動
建立會議流程的假設
針對會議目標規劃適當的會議模式,並釐清自己規劃的假設,較容易在會議中彈性調整、事後檢討,如此可以避免陷入兩個會議準備的極端:「只要有規劃,就要追求準時達成」、「計劃趕不上變化,臨機應變即可」
針對不同的會議,善用「發散、同步、收斂」的引導技巧,讓討論效率提高
根據「發散、同步、收斂」不同的會議需求,建立有意義的會議目標。例如:發散的程度要讓負責人有靈感繼續推進、同步的程度要讓人知道如何延續資料、收斂的程度要能促成行動...
建立有效的討論介面
挑選適當的協作工具,讓全體都可以看到討論的進行狀況,例如線上共編文件、實體的便利貼與牆面
設計討論的框架,設計討論的框架,透過不同的提問句、表格、2x2 Metric...協助組員能明確理解討論的重點,並在過程有效呈現資訊
引導學模組:學習成果
會議常常由一個思路最清晰、最有想法的人主導,其他人只是順著推進,但經過有效的會議引導,其實可以更多人一起有效討論
如果討論的方向不同,有些人在想點子,有些人一直在判斷可行性,對於團隊推進沒有協助,甚至會有衝突,事前設定會議的不同階段,並在現場建立好心態,可以讓發散的效率、收斂的標準都更好
觀點不同吵架時,容易進入情緒性的衝突,若仔細釐清後,會發現每個人雖然有不同假設,但共同目標通常是一樣的